AIが当たり前になったこの時代に「そろそろ活用してみよう」と自社でAIを使ってみたものの、「メールの言い回しの修正」や「文章や画像作成」くらいしか使い道がない…。
「AIの活用ってこれでいいのだろうか？」と感じる担当者様も多いのではないでしょうか。
本記事では、あなたの業務を明日から楽にできるかもしれないAIを活用した仕事の効率化方法をご紹介します。
あなたの日々の業務を効率化する、AI活用コースを助成金を活用して受講いただけます！
AIの導入を検討されている方は、ぜひこの機会をご利用ください！
目次
AIを活用する時の前提知識
AIを使ってみて「期待外れ」「役に立たない」と感じてしまうのは、AIに魔法のような期待を抱いてしまっているからかもしれません。
まずは、AIを使う時に前提として知っておくべき2つのことを学びましょう。
「ゼロから完璧なもの」を出させようとしない
例えば「来月の野菜の格安キャンペーン企画を考えて」とだけAIに入力したとします。するとAIは、当たり障りのない一般的な企画案を出してきます。これは、AIに与えている事前情報が少なすぎる点にあります。
あなたが予備知識無しで「来月の野菜の格安キャンペーン企画を考えて」とだけ伝えられたらどうでしょうか？色々と考えたうえで企画を提案しても、依頼者が想定していたものとはギャップができるはずです。
AIは人間と同じでテレパシーは使えません。前提条件やあなたの立場、回答の仕方などを全て指定してあげないと、想定通りの答えをAIからもらうことはできません。「適当な指示では社員がうまく動けない」のと同じなのです。
AIの「本当の強み」を知る
「事前情報なしでゼロから完璧なものを生み出す」ことは苦手なAIですが、視点を変えると、人間には到底敵わない圧倒的な強みを持っています。
要約・構造化
バラバラのメモや、ダラダラと長い文章を、瞬時に読みやすく整理・分類する。
壁打ち
人間がすぐに思いつかないような別角度からの視点を提供し、思考の盲点をなくす。
たたき台の作成
白紙から「1行目」を書き出すという、人間にとって最もエネルギーを使う作業を肩代わりし、一瞬で「70点のひな形」を作り上げる。
今日からできる！AIの業務改善アイデア
①メールを読んで理解する時間を短縮
取引先やお客さんからの長文メール、全部読むのは大変ですよね。長文を読ませて、あなたが何を対応すればいいかをAIに整理して伝言してもらいましょう。
AIへの指示：【例】事務職
「取引先から以下のようなメールが届きました。先方の要望と私がやるべきタスクをそれぞれ箇条書きでまとめてください。」
[ メールの内容を貼り付け ]
💡 期待できる効果
読む時間を1分程度から数秒に短縮し、読み飛ばしを防ぎます。対応が完了したら「対応が完了したので返信文を考えてください。」と再度伝えることでメールを作る1～2分も数秒に短縮できます。
②乱雑なメモから「日報」の作成
現場を回りながらスマホに残した単語やメモや音声データなどを夕方に日報として書き直すその作業、AIに任せてしまいましょう。
AIへの指示：【例】建設業
「私は建設業のスタッフです。現場を回りながら今日のメモを取りました。このメモをフォーマルな現場日報にまとめてください。項目は『本日の進捗』『安全確認事項』『明日の予定』の3つです。」
[ メモを貼り付け ]
💡 期待できる効果
夕方の疲れた頭で文章を考える時間が短縮できます。表現に違和感があったり使用してほしくない表現があれば、箇条書きでまとめておき、「以下の表現は使用せずに作成してください。」といつでもコピペできるようにメモに貼り付けておくと、短い時間でさらに質の高い文章を生成することができます。
③トラブルシューティングで原因探し
機械の不良や電源がつかなくなった、など業務上で起こるトラブルに対して、考えうる要因をAIに探ってもらいましょう。
AIへの指示：【例】製造業
「〇〇素材の切削加工において、振動が発生して不良率が上がっています。機械の型番は〇〇で使用年数は5年です。考えられる原因を『機械』『工具』『プログラム』『人』の4つの視点から3つずつリストアップして。」
[ メモを貼り付け ]
💡 期待できる効果
機械の不良や工具にばかり疑っていたが、プログラムの数値が要因かもしれない。といったベテラン技術者でも見落とす可能性のある盲点に気づくことができるかもしれません。自分たちだけで試行錯誤するよりもずっと改善スピードが上がり、現場の生産性も上がります。
④条件付きの新しいアイデア出し
新しいメニューを考えたいが、いつも似たようなものになってしまう。そこで、応用のレパートリーを増やすためにAIを活用します。
AIへの指示：【例】飲食・サービス業
「当店は客単価1,500円のイタリアン専門店です。30代の女性客が主なターゲットで、春の新しいランチメニューのアイデアを考えてください。条件は『原価率30%以内』『写真映えするもの』『卵を使用したもの』の3つです。」
💡 期待できる効果
事前に条件を絞っておくことで、的外れな提案を避けつつ、確実にアイデアの数を増やすことができます。さらに案が欲しい場合は「同じ条件でもっとアイデアを出して」とさらに要求することでさらにアイデアを増やすことができます。
⑤社内研修のプログラム作成
新入社員向けの研修プログラムを作らなければならないが、何から教えるべきか整理するのが大変…。研修のプログラムの土台をAIに作ってもらいましょう。
AIへの指示：【例】総務・人事
「当社はポスターやパンフレットなどを作成する印刷会社です。4月から入社する新入社員に向けて2ヶ月間の研修プログラムを考える必要があります。以下に覚えてほしいことを箇条書きで記載するので、デザイナーとして覚えていくべき順番を考慮してプログラムのドラフトを作成してください。」
[ 覚えてほしいことを箇条書きで記載 ]
💡 期待できる効果
バラバラだった研修内容が新入社員が覚えやすいように組み立てられ、担当者自身も頭の中が整理され、研修が格段に進めやすくなります。
⑥ミーティングの議事録作成
先方との対面会議やオンラインミーティングは、録画・録音して文字起こしすることで、AIに議事録を一瞬で作成してもらうことができます。
AIへの指示：【例】営業・コンサル業
「株式会社〇〇とのミーティングデータを添付します。フォーマルな議事録を作成してください。『決定事項』『保留事項』『次回のToDo』の3項目に分けて表形式で見やすくまとめて。」
[ 会議の音声データ or 文字起こしデータを添付 ]
💡 期待できる効果
会議直後に議事録を共有できるようになるため、取引先からの期待度・信頼度も高まりやすく、タスクの「言った・言ってない」の漏れも防げます。
⑦商談のロープレ相手
新人営業マンの練習相手になってあげたいが、今日は時間が取れない。それに、新しい商材を売るから「顧客からの意地悪な質問」が想定しきれていない。そんな時はAIにロープレの相手になってもらいましょう。
AIへの指示：【例】営業職
「あなたは当社の新しいITツールを提案される、ITに少し疎い中小企業の社長です。職種は製造業で普段は金属加工を行っています。私が営業マンとして提案を行うので、費用対効果や導入の手間など、厳しい意地悪な質問や反論を投げ返してください。」
💡 期待できる効果
AIを「仮想の顧客」として設定することで、いつでもどこでも高度なシミュレーションと切り返しの練習ができます。
⑧「ニュアンス翻訳」とPOP作成
外国人客が増えたので、無料の翻訳ツールで直訳したPOPを置いておいたら「表現が冷たい」と指摘を受けてしまった。社内には英語に詳しい人がいない…。代わりにAIに翻訳してもらいましょう。
AIへの指示：【例】旅館・ホテル業
「当店は旅館です。『お風呂の湯船にはタオルを入れないでください』という注意書きを、英語圏の文化に配慮しつつ、不快感を与えない丁寧で歓迎するニュアンスの英語で翻訳して。また、スタッフが口頭で案内するためのカタカナの読みも一緒に教えて。」
💡 期待できる効果
単なる直訳ではなく、文化的な背景や「おもてなしの心」を含んだ自然で伝わりやすい翻訳が可能です。
⑨Excelの関数やマクロの生成
Excelで複雑な集計やデータの並び替えをしたいが、関数の組み方が分からず、時間をかけて手作業でコピペしている。その関数、AIに書いてもらいましょう。
AIへの指示：【例】事務職
「添付したExcelファイルはA列に商品名、B列に売上日、C列に金額が入っています。月ごとの商品別売上合計を別シートに自動で出すためのExcel関数を教えて。初心者でも分かるように設定手順も解説して。」
💡 期待できる効果
IT担当者がいなくても、自分のやりたいことを伝えるだけで、高度な自動化ファイルを作ることができ、手作業の時間や考える時間を無くします。
⑩バナーやSNSのコンテンツ作成
ブログやSNSを更新する際、文章もデザインも1から作るのは骨が折れる…。その手間をAIに補ってもらいましょう。
AIへの指示：【例】広報・マーケティング職
「今度、自社で『エコ素材を使った新製品』を発売します。以下の企画情報から①自社ブログ用の紹介記事の構成案、②Instagram用のキャプションとバナー画像、③取引先への案内メールの文面。この3つをそれぞれ作成して。」
[企画の情報を添付]
💡 期待できる効果
AIに一次情報を渡すだけで、卓越した言い回しや知識量で、伝わりやすい形で加工をしてくれます。そのため、広報担当の手間を大きく削減することができます。もし、画像がうまく生成されない場合は、画像の指示だけをまとめた文章を単体でAIに送ると成功率が上がります。
AIを上手く使う「指示」のコツ3選
①AIに「立場」を与える
AIは、世界中のあらゆる知識を持っています。だからこそ、「どの視点から答えるべきか」を最初に絞ってあげないと、辞書に載っているような一般的な回答しか返してきません。指示の冒頭で「あなたは〇〇のプロです」と宣言させるのがコツです。
役割を与えるだけで、AIは自動的に「責任者としてふさわしい言葉遣い」や「リスク管理の視点」を引っ張り出してきて、専門性の高い回答を作ってくれます。
✕ NGな指示
クレーム対応のメールを書いて。
◯ OKな指示
あなたは、経験10年の優秀なカスタマーサポート責任者です。以下のクレームに対し、誠実かつ毅然とした対応メールを書いて。
②「出力形式」を指定する
AIは放っておくと、ダラダラと長い文章を書いたり、箇条書きを羅列したりします。ビジネスの場ですぐに使える状態で出力させるためには「どういう形で出してほしいか」を指示しておきます。
完成形のイメージを具体的に伝えることで、AIの出力結果をコピペしてそのまま業務に使えるようになります。指示の仕方が変わるだけで、短縮できる時間数が大きく変わります。
✕ NGな指示
会議のメモをまとめて。
◯ OKな指示
会議のメモを要約し、「決定事項」と「次回までのToDo」の2項目に分けて、先方にも共有できるようにGoogleドキュメントにまとめて。
③「1回で完璧」を求めず、対話する
AIが最初に出してきた回答が60点や70点だった時、「やっぱり使えないな」と画面を閉じずに、さらに詳しく情報を与えてあげましょう。
AIは、人間との「対話」によって文脈を理解し、精度を上げていくツールです。部下が作ってきた企画書の添削をするように、何度もフィードバックを重ねてブラッシュアップしてください。
AIとのラリーを少なくとも2～3回繰り返すことで、自社の事情に合った成果物を作り出すことができます。
✕ NGな指示
全然ダメ、他の案を考えて（新しい情報を含まない指示）
◯ OKな指示
内容は良いですが、少しお硬い印象です。25歳の男性に親しみやすいトーンで伝わるような表現に変更して。
業務でAIを使う際の「2つの注意点」
①機密情報や個人情報は入力しない
ChatGPTやGeminiなどの無料版生成AIは、初期設定のままでは「ユーザーが入力したデータを、AI自身の学習として利用する」仕組みになっています。
そのため、指示の中に漏洩しては困る情報を入力してしまうと、見知らぬ誰かの回答結果として自社の機密情報が漏れてしまうリスクがあります。
- 顧客の個人情報（氏名、電話番号、住所など）
- 取引先の具体的な企業名や、未公開のプロジェクト詳細
- 社外秘の売上データや、開発中の新製品の仕様書
②「AIの嘘」ハルシネーションに注意
AIは時々「これが真実です」というように堂々と嘘をつくことがあります。これを「ハルシネーション」と呼びます。
これは、指示した内容が非常にニッチだった場合や、ネット上に出回っていないような内容を聞いたりすると起こりやすくなります。AIを過信しすぎて、全てコピペをしていると後でクレームに発展する場合もあるため、取扱には注意が必要です。
AIはあくまで「アシスタント」であり、「最終的な事実確認と責任は人間が持つ」という前提を忘れないようにしましょう。数字、固有名詞、専門的な事実関係については、必ず人間の目で確認・修正を行うことが不可欠です。
まとめ
「生成AIは文章を書くためのツール」という誤解を解き、あらゆる業種の業務を効率化する「アシスタント」としての活用法をお伝えしました。
AIは「人間の仕事を奪う魔法」ではありません。メールの要約、議事録の作成、企画のたたき台作りといった「誰がやっても同じ結果になる、時間ばかりかかる作業」をAIに任せることで、人間が本来やるべき仕事に集中するための時間を作ってくれる「文房具」です。
業種や職種は関係ありません。まずは今日、あなたが一番「面倒くさい」と感じている毎日の定型作業を1つだけ、AIに投げてみてください。そのひと手間が、会社全体の生産性を変える大きな一歩に繋がるかもしれません。
助成金を活用した「業務効率UP！AI活用コース」のご案内
「AIは便利だけど、上手く使える自信がない」「自己流じゃなくてプロに指導してほしい」
そのような企業様に向けて、サイバーインテリジェンスでは、助成金を活用して実質負担を大幅に抑えながら受講できる「業務効率UP！AI活用コース」をご用意しております。
「何時間も悩んでいた作業が、数分で終わる」。そんな変化を、あなたの現場で実現しませんか？
